受発注データベースソフト-04

■TradingData
今回は、発注書作成および、TradingDataの概念について説明する。
ダウンロードはOFFICE-KATSUYAMAで検索してください。

①発注書作成の要点を説明する。

• 発注書は複数(最大5件)の取引レコードから情報を転記して、作成するようにしている。
• 発注により、支払が発生するため、INDEXシートでの記載はマイナス表示となる。
• 発注書は、掲載取引の仕入先が同一となるように自動でチェックされる。
• 発注書を作成する場合は、仕入を伴う取引のみである。(産直・仕入・卸売のみであり、出庫・出卸・処分取引は発注書に記載できない)
• お届先と送り主情報を仕入先に連絡し、産地直送注文に対応できるようにする。
• 端数調整のため、最終調整金額を入力できる。

発注INDEXシート

• 納品確認後、仕入先金融口座に振込を行った時点で、振込情報を記録することをお勧めする。そうすれば、会計年度内の仕入金額累計、支払金額累計が表示され、未払金額の有無を確認できる。また、顧客リストにおいて、仕入先毎の未払金額の有無を確認できる。

発注書サンプル

• 出力された発注書は、折りたたんで窓付き封筒に入れれば、宛先記入労力軽減につながる。

窓付き封筒の活用

②TradingData概念

TradingData概念

• TradingDataは、顧客・品目・取引・発注・請求・見積データで構成される。
• 取引デーは、顧客(発注者・お届先・送り主)および、品目のデータを基に作られる。(取引は一つの品目について記述する。)
• 発注書は5つまでの取引を基に作られる。
• 請求書は5つまでの取引を基に作られる。
• 見積書は顧客および、品目を基に作られる。
• 複数のデータリストを組み合わせて、会計年度内の帳票が作られていく。