受発注データベースソフト-09

今回は、帳簿そのものとなるTradingListについて説明する。

1)まずは、リストのシートから

リストシートは、顧客・品目・取引・発注・請求・見積からなる。
当然ながらTradingDataと同じ構成である。

各シートの操作方法は全く同じである。
その説明を行う。

●リストシートを開くには、TradingDataの各パネルの上方にある[DispList]ボタンを押す。
そうすると、リストシートに移り、TradingDataで表示していたレコードの行にカーソルが移る。

リストシートを開くと、上部に操作メニューが現れる。

左から、

• 帳票表示:TradingDataのパネルを開き、現在カーソルのあるレコードを表示する。
• IDでソート:１列目(ID)でソートを行う。
• カーソル行でソート:カーソルのある行でソートする。住所の県別や、売上順、氏名順など、ソートが可能である。重複データがある場合は、そのデータに着色して、知らせる。
• 重複データとは、データー名称と、電話番号が等しい場合とした。
• 不要な行を削除あるいは、情報消去する選択行クリヤ
• 他データ読込:既にあるデータベースから読み込む場合に使用する。
• 他ブックにコピー:現在のシートを他ブックにコピーする。データを会計処理したり、加工する場合に使用。

となっている。

ソート
データが多くなってくると、重複して登録することもある。たとえば名称でソートを行えば、重複データがどこにあるかすぐにわかる。重複部分を着色するようになっている。


他データ読込
すでにエクセル等で、住所録データを作ってある場合に利用してほしい。

他データ読込のメニュー画面

読込列の一行目に、すでにあるデータの列を示す記号、数字または、アルファベットを入力することで、指定された項目にデータが読み込まれる。指定していない場合は、同じ列のデータを読み込む。読込を失敗した場合は、[取消]ボタンを押すことで、実行直前のリストに戻すことができる。安心して実行してほしい。



2) 次にToolシート
Toolシートでは、帳簿のパスワードセットと、会計年度替え処理を行う。

パスワードは、出荷時は"0000"となっているが、[SetPassword]をくりっくして、独自のパスワードを設定してほしい。帳簿(TradingList)は個人情報のかたまりである。一度パスワードを設定すれば、パスワードを知らない人がリストを開くことができなくなる。

会計年度は決算月により、企業により異なるであろう。TradingListは会計年度ごとに別ファイルとして保存することを想定している。[会計年度替え]ボタンを押すと、現在のリストを一旦保存し、顧客リストと品目リスト以外のリストをクリヤしたうえで、新しい会計年度の名前で保存を行う。
リストの名称は、TradignList-xxxx.xlsとすることをお勧めする。xxxxの部分には、会計年度を示す文字を入れてください。

3) 保存について
TradingDataは自動保存しない。よって、入力データを保存する場合には、エクセル終了時に、[保存する]　を選択してほしい。
保存したくない場合は、[保存しないで終了]を選択する。
保存すると、最終保存日が、Toolシートの上部に、保存日付・登録者(パソコンのUserName)とともに表示される。


以上でTradingDataについて、全て説明した。
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